كتب لؤى على
فى إطار الاستعداد لامتحانات الفصل الدراسى للشهادة الابتدائية والاعدادية والتى تنطلق يوم 14 يناير الجارى، أصدر قطاع المعاهد الأزهرية، تعليمات لرؤساء لجان الشهادة الابتدائية والإعدادية وشهادات القراءات، ومنها إبلاغ الشرطة التابع لها لجنة الامتحان قبل بدء الامتحانات وذلك لتأمين مقر اللجنة والأسئلة طوال أيام الامتحانات، عدم تواجد أي أحد من أولياء الأمور أو من ليس له الحق في التواجد بمقر اللجنة إلا من له عمل يتعلق بسير أعمال الامتحانات باللجنة من أعضاء القرار، توزيع العمل على المساعدين والمشرفين والملاحظين وكل من يعمل معه منذ البداية وأن يوقعوا بالعلم وتحديد اختصاصات كل منهم بكل دقة وعدم ترك أي مهام أو عمل دون تكليف، والتنبيه على الطلاب عند كتابة البيانات الخاصة بهم على سيلبس ورقة الإجابة بأن يقوم بفرد الصفحة الأولى (إذا استخدم ورقة الإجابة ذات التكت المطبوع بحيث لا تطبع بياناته على الورقة المقابلة سواء بالطبع أو بالضغط.
وتضمنت التعليمات التنبيه على الطلاب في حالة استخدام كراسة الإجابة ذات التكت المطبوع في صلب الورقة بعدم الإجابة على الجزء الخلفى للصفحة الأولى (المزخرف المقابل للسلبس ، حيث إن هذا الجزء يتم نزعه بمعرفة لجنة النظام والمراقبة (الكنترول) ولا يعتد بالإجابة التي يدونها الطالب في هذا الجزء المحظور، والتأكد من أن ورقة الإجابة المسلمة للطالب أوراقها الداخلية غير منزوعة أو مفككة وأنها تخص الشهادة التي يمتحنها الطالب على أن يتم ذلك قبل تسليمها، والتأكد من شخصية أعضاء الملاحظة والشفهى عن طريق بطاقاتهم الشخصية إذا لم يكن يعرفهم شخصيا ، والتأكد من شخصية الموجهين من خلال خطابات الندب ومطابقتها بالقرار، إقرارا كتابيًا على كل من : مندوب أمن اللجنة وعامل البوابة بأنهما ملزمان بالتحقق من شخصية أي زائر والتأكد من أحقيته في زيارة المعهد أثناء انعقاد لجنة الامتحان ويحملهما المسئولية إذا ظهر أي تقصير من جانبهما بحيث يلتزم شخص ببوابة المعهد أثناء انعقاد اللجنة ويكون حاملا للمفتاح بحيث يتم فتح الباب لأي مسئول مباشرة دون غيره.
استلام مظاريف الأسئلة
يتسلم رئيس اللجنة ومساعده مظاريف الأسئلة صباحاً من سيارة توزيع الأسئلة ويتم اتباع التالي : التأكد من سلامة أختام أكياس الأسئلة ، ومراجعة البيانات المدونة على المظاريف واسم المادة من واقع الجدول، مطابقة عدد أوراق الأسئلة على المظروف بعدد الطلاب الممتحنين باللجنة من واقع الإحصائيات ، وفي حالة وجود عجز تخطر الجهات المختصة فورا، وضع مظاريف الأسئلة في دولاب أو مكتب جيد الإغلاق داخل مكتب رئيس اللجنة ، ويقومان مع أحد الموجهين المنتدبين على حراسته لحين اجتماع لجنة فض المظاريف، يتم عمل محضر بمعرفة لجنة لفحص المظاريف يبين سلامة أختام مظاريف الامتحان ويثبت بالمحضر ساعة وتاريخ وصول الأسئلة وإيداعها بحجرة حفظ أسئلة الامتحان باللجنة ثم يثبت به محضر جرد محتويات وفق حافظة التسليم المرفقة.
التأكد من سلامة أختام مظاريف الأسئلة ، وكذا التأكد من كفاية أوراق الإجابة لجميع المواد قبل بدء الامتحان وعلى رئيس اللجنة عدم تكليف الإداريين باستلام الأسئلة ، ويكلف أحد المساعدين بصحبة عضو من الأعضاء بذلك ومراكز الأسئلة مسئولة عن تنفيذ ذلك ومخاطبة رئيس المنطقة حال مخالفة إحدى اللجان لهذا القرار على أن يكون هذا مثبتا بقرار توزيع العمل، تحرير كشوف حضور وانصراف العاملين الذين ينتدبون للكتابة للطلاب المعاقين أو الذين يعجزون عن الكتابة بتقرير طبي على أن تكون جميع المستندات الطبية معتمدة من لجان التأمين الصحى أو مستشفى حكومي، مراعاة توزيع الملاحظين على حجرات الامتحان بواقع ملاحظ لكل ثمانية طلاب ويراعى ترتيب المقاعد في خطوط متوازية عرضية وطولية بحيث يترك بين كل مقعدين متتالين عرضا فراغاً قدره (100 سم ) وطولا فراغاً قدره (100 سم ) وبحيث لا يقل عدد الملاحظين عن اثنين في كل حجرة بحال من الأحوال.
بعد انتهاء الطلاب من الإجابة كل مادة ترتب أوراق الإجابة الخاصة بذات المادة في المظروف حسب أرقام الجلوس ويوضع محضر تخلف الطالب المتخلف في نفس ترتيبه بعد ملى بياناتها وذلك حسب مسلسل أرقام الجلوس كما لو كان الطالب حاضراً، الطالب المكفوف في الشهادة الابتدائية أو الإعدادية الأزهرية يؤدي امتحانه الشفهى فيما هو مقرر عليه من مواد طبقا لكشوف الامتحان الشفهي للمكفوفين المسلمة لرؤساء اللجان مرفق صورة من كشف الشفهي للمكفوفين، يفوض رئيس لجنة الامتحان في تمكين الطالب المتأخر عن الحضور من دخول الامتحان في حدود خمس عشرة دقيقة من بدء الزمن المحدد للإجابة وتوقيع الطالب على إقرار بعدم تأخره مرة ثانية.
على مسئولى مراكز الأسئلة المختصين بتجميع أوراق الإجابة من اللجان سرعة الاستلام فور الانتهاء من أعمال اللجنة يوميا واتباع الضوابط المقررة في هذا الشأن، مخاطبة لجنة النظام والمراقبة بالمنطقة مباشرة أو غرفة عمليات المنطقة أو القطاع عند حدوث أي معوقات لسير الامتحانات، التنبيه على جميع طلاب اللجنة بأن من يتخلف عن امتحان الفصل الدراسى الثانى في بعض المواد يلتزم بضرورة أن يقدم عذرا مقبولا خلال ثلاثة أيام على الأكثر من تاريخ حدوثه ، ويحظر على الطالب المتخلف تقديم العذر لأي جهة أخرى حتى لا تضيع عليه فرصة دخول امتحان الدور الثانى ، وتوضع هذه الأعذار مرتبة حسب أرقام الجلوس في مظروف خاص مغلق ويدون عليه عبارة (الأعذار الخاصة بالطلاب المتخلفين ويرسل ذلك المظروف مع بقية أوراق اللجنة إلى لجنة النظام والمراقبة وصورة ضوئية للمنطقة التابع لها لحين الحاجة، على رؤساء لجان الشهادات الأزهرية العامة ضرورة كتابة محتويات المظروف على غلافه وأن تكون متطابقة مع ما بداخل المظروف وينفذ ذلك بكل دقة مراعاة للصالح العام وتفاديا للخطأ.
تجمع إقرارات رئيس اللجنة والمساعدين وأعضاء الملاحظة والشفهى وجميع العاملين باللجنة ممن تقتضى حاجة العمل ندبهم داخليا بعدم وجود موانع قانونية تحول دون اشتراكهم في أعمال اللجنة تطبيقا للمنشور المرفق وتسلم مع كراسة التعليمات إلى إدارة الامتحانات بالمنطقة التابع لها اللجنة بعد امتحان الفصل الدراسى الأول وكذا بعد امتحان الفصل الدراسي الثاني، يلتزم رؤساء اللجان بتسليم كراسات تعليمات رؤساء اللجان إلى إدارة الامتحانات بالمنطقة الأزهرية التابع لها اللجنة بعد امتحانات الفصل الدراسي الأول ، وقد أخطرت المناطق الأزهرية بذلك للمحافظة عليها حتى موعد امتحان الفصل الدراسي الثاني وتسليمها لرؤساء اللجان المنتدبين للدور الثاني، على المنطقة التنبيه على شيوخ المعاهد بعدم التواجد بمقار اللجان التي توجد بمعهده أثناء انعقاد اللجنة وتسليم المعهد الرئيس اللجنة بصورة كاملة، في نهاية أعمال الامتحانات ترسل كشوف الحضور والانصراف للطلاب من ثلاث نسخ معتمدة (نسخة لرئيس اللجنة ونسخة إلى إدارة امتحانات المنطقة التابع لها اللجنة، ونسخة إلى مقر لجنة النظام والمراقبة لحفظها للرجوع إليها عند اللزوم، وينبه على ملاحظى الحجرات بعدم تمكين الطلاب من التوقيع في خانة الانصراف إلا بعد تسليم ورقة الإجابة وارتباط التوقيع بالتسليم يقطع السبيل على أي تلاعب.
