نص قانون العمل الصادر برقم 12 لسنة 2003، على ضوابط محددة عند توقيع الجزاءات على الموظف، فقد أكد أنه لا يجوز لصاحب العمل أن يوقع جزاء الخصم على العامل عن المخالفة الواحدة بما يزيد على أجر 5 أيام، ولا يجوز أن يقتطع من أجر العامل وفاء للجزاءات التي يوقعها أكثر من أجر 5 أيام في الشهر الواحد، وإذا حدد الخصم بنسبة محددة من الأجر اعتبر أن المقصود بذلك هو الأجر الأساسي اليومي للعامل .
كما نص القانون على إنه لا يجوز لصاحب العمل توقيع أكثر من جزاء وأحد عن المخالفة الواحدة ، كما لا يجوز له الجمع بين اقتطاع جزء من أجر العامل تطبيقا لأحكام هذا القانون، وبين أي جزاء مالى إذا زاد ما يجب اقتطاعه على أجر 5 أيام في الشهر الواحد .
كما يجوز تشديد الجزاء إذا عاد العامل إلى ارتكاب مخالفة جديدة من نوع المخالفة التي سبق مجازاة العامل عنها، متى وقعت المخالفة الجديدة خلال ستة أشهر من تاريخ إبلاغ العامل بتوقيع الجزاء السابق.
كما حظر القانون توقيع جزاء على العامل إلا بعد إبلاغه كتابة بما نسب إليه، وسماع أقواله وتحقيق دفاعه وإثبات ذلك في محضر يودع في ملفه الخاص، على أن يبدأ التحقيق خلال 7 أيام على الأكثر من تاريخ اكتشاف المخالفة.
وللمنظمة النقابية التي يتبعها العامل أن تندب ممثلاً عنها لحضور التحقيق ويجوز في المخالفات التي يعاقب عليها بالإنذار أو الخصم من الأجر الذي لا يزيد مقداره على أجر يوم واحد أن يكون التحقيق شفاهة ، على أن يثبت مضمونه في القرار الذي يقضى بتوقيع الجزاء .
وفي جميع الحالات يشترط أن يكون القرار الصادر بتوقيع الجزاء مسبباً .
